Resumen libro gestión del tiempo de Harvard Business essentials

Dentro de la colección de libros prácticos para directivos, tenemos el que no podía faltar nunca, el libro de gestión del tiempo; una guía para directivos ocupados con enfoques y conceptos para avanzar con el objetivo de aumentar nuestra productividad y eficacia.

El libro se divide en 8 prácticos y cortos capítulos. A continuación te pongo un par de líneas sobre cada capítulo con las ideas super básicas. Realmente el libro es bastante corto – unas 120 páginas – si ves que lo que se trata en él puede interesarte te recomiendo directamente que te hagas con él. 😉

1. Utilizar los objetivos como guía

  • Sin objetivos no puede haber gestión eficaz del tiempo.
  • 3 tipos de objetivos:
    • Fundamentales: básicos para el éxito.
    • Instrumentales: Facilitan la consecución de los fundamentales.
    • Complementarios: Mejoras en la empresa.
  • Siempre deben ser “SMART” (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, and Time Bound)
  • Alinear objetivos entre empresa, unidades de trabajo e individuos.
  • Urgente vs Importante. Valoralas como lo que son.

2. En qué inviertes el tiempo

  • Registra todas tus actividades durante unos días para ver donde va tu tiempo. Categoriza estas actividades (pe. general, reuniones, …)
  • Identifica en que categorías se estás dedicando más tiempo del que crees necesario.
  • Con todos estos datos, toca corregir e ir mejorando tus hábitos haciéndolos más efectivos. Sucesivamente irás mejorando 😉

3. Planificar el tiempo

A medida que vayas avanzando de categoría organizativa, menos estructurado será tu trabajo. En este sentido, la planificación es clave para no encontrarnos haciendo tareas urgentes pero no alineadas con nuestros objetivos.

  • Primero, lo primero. Las actividades de alta prioridad.
  • Deja tiempo libre para poder gestionar las crisis, imprevistos…
  • Para minimizar el coste del cambio entre tareas, fija tus franjas horarias concretas para gestionar el e-mail u otras gestiones del estilo.
  • Utiliza una lista de tareas diaria clasificada por prioridad, teniendo en cuenta los distintos tipos de objetivos y fechas límite.
  • Los directivos suelen tener un trabajo poco estructurado y fragmentado. Si este es tu caso, opta por la flexibilidad en tu agenda.

4. Actividades que te hacen perder el tiempo

La postergación es el hábito de dejar para otro momento aquello que deberías hacer ahora. Se debe a 3 causas:

  • Tarea desagradable o no tienes interés por ésta.
  • Miedo a fracasar
  • No sabes por dónde empezar.

Analiza tus motivos y ponte en acción: delega, enfréntate a tus miedos, empieza por algún sitio…

Otros puntos que pueden poner en jaque tu tiempo:

  • Asumir nuevas responsabilidades sin saber si dispones del tiempo necesario para realizar las tareas asociadas.
  • No tener los objetivos claros y no poder centrarte en lo que importa. La regla del 80/20 dice que el 80% del resultado viene del 20% de las acciones.
  • Cargar con las responsabilidades de los miembros de tu equipo. Ofréceles guía y consejo pero no cargues con sus problemas.
  • Viajes, reuniones, correos innecesarios.

5. Delegar. Ganar tiempo delegando

Si tienes mucho trabajo y hay miembros de tu equipo que no o bien las tareas no terminan en los plazos previstos o… quizás no estás delegando de forma eficaz. Para delegar de forma eficaz:

  • Explica con claridad los resultados esperados.
  • Delega las tareas aburridas pero también las estimulantes.
  • No delegues la responsabilidad de un trabajo completo a varias personas.
  • No delegues tus responsabilidades
  • Haz un seguimiento sobre los proyectos delegados
  • Valora cómo ha ido para hacerlo mejor la próxima vez

6. Cuando tu jefe te hace perder el tiempo

Puedes evitar o almenos mejorar la situación si:

  • Pide que te den instrucciones claras.
  • Tus objetivos deben ser específicos, medibles y deben estar por escrito.

Por su parte… tu jefe:

  • Evitar ser el embudo.
  • Dar instrucciones claras.
  • Ojo con las reuniones inútiles.

7. El tiempo y la vida personal

La gestión del tiempo en tu vida personal es similar al de tu vida laboral. Partir de unos objetivos claros es la base para usar tu tiempo inteligentemente. Puntos a tener en cuenta para tener más tiempo:

  • Llevar un registro de actividades, categorizadas.
  • Menos televisión y correo.
  • Menos viajes (supermercado, tintorería, …). Junta los viajes.
  • Externalizar. Que alguien arregle el grifo o tu bicicleta.
  • Evitar compromisos y relaciones que no te aporten valor.
  • Bienester físico.

8. Qué pueden hacer las empresas

Las empresas pueden aportar su granito de arean en mejorar el tiempo personal del que disponen sus trabajadores.

  • Videoconferencias en vez de viajes.
  • Menos diapositivas complicadas.
  • Teletrabajo, horario flexible, guardería en la empresa, médicos…

Cómo conseguir reuniones eficaces

Preparar la reunión

  • Asegúrate que es necesaria la reunión
  • Establece la finalidad de ésta.
  • Invita solo a las personas necesarias.
  • Proporciónales el orden del día antes de la reunión.

Durante la reunión

  • Expon la finalidad de la reunión.
  • Haz que todos participen
  • Evita desviaciones del objetivo de la reunión
  • Confirma lo que se ha acordado junto con el plan de acción.

Seguimiento

  • Haz tu u otra persona un resumen de lo acordado para que todos lo tengan claro.
  • Haz el seguimiento para conseguir los plazos establecidos.

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