Una cosa a la vez, libro escrito por Devora Zack se presenta textualmente como “la fórmula eficiente para enfrentarte a todo lo que tienes que hacer”.
En el libro, “Singletasking” en inglés, Devora Zack nos da unos consejos simples para poder separar lo que es importante de lo que no lo es (tanto) para ser más eficientes en nuestro día a día.
El libro se divide en 3 partes:
- Reivindica tu vida (1 y 2)
- Recupera el control (3,4 y 5)
- Recuerda lo que importa (6 y 7).
El mito de la multitarea
La “multitarea” no es el camino hacia el éxito sinó más bien el camino hacia los errores y equivocaciones. De hecho, la “multitarea” no existe.
Con tantas cosas que hacer, la tentación por hacer cuantas más de golpe mejor es muy grande pero… ¿es efectivo?
¡No! De hecho, la multitarea no existe y lo que realmente estamos haciento, según neurocientíficos, es cambiar de una tarea a otra de forma muy rápida. Estamos fragmentando nuestra atención en múltiples tareas diminuyendo los resultados.
Imagina qué pasa cuando estás escribiendo un whatsapp y andando a la vez… Puede ser que sin darte cuenta tropieces o te des contra una farola que alguien “ha puesto allí en ese justo momento” (¬¬).
Hacer varias cosas a la vez no suele ir bien. Siempre hay alguna de las tareas “simultaneas” a la que no le prestas tanta atención.
¿Quieres hacer muchas cosas medio bien (o quizás medio mal) o hacer una bien de verdad y subir el listón?
Es cierto que hay ciertas tareas que se suelen combinar como por ejemplo escuchar música y lavar los platos; esto funciona porque una de las dos tareas es una tarea automática que no necesitamos pensar demasiado pero… ojo con las distraciones y no acabar con los auriculares en el fregadero.
No dividas tu atención entre tareas. No pierdas tu capacidad de concentración.
El principio de la monotarea
Cuando dedicamos nuestros esfuerzos a una sola cosa, llegamos a altos niveles de concentración pudiendo producir unos resultados superiores.
Trabajar en modo monotarea no implica que no empezar una tarea hasta acabar otra. Empieza la siguiente tarea una vez hayas trabajado en la anterior; esto no significa haberla acabado.
Ocúpate del ahora, olvida el pasado y preocuparte por el futuro. Pensar qué habrías podido hacer o qué podrías cambiar para controlar situaciones futuras puede suponer un gasto increíble de tiempo – y aún más si le das vueltas y más vueltas a lo mismo.
Solo puedes hacer cosas ahora, ni en el pasado ni en el futuro. Ahora.
En este capítulo, Devora Zack propone un test para que puedas autoevaluarte en si estás en el buen camino o no para la monotarea.
“Volver” a la monotarea es recuperar las relaciones personales auténticas y profundas. Poniendo atención a las conversaciones que tenemos y menos en las micro-interrupciones del móvil.
Tu mente
Cuando el cerebro tiene varias tareas con grandes exigencias y las intentamos hacer todas se libera “cortisol”, conocida como hormonoa del estrés.
Asignando toda nuestra atención a una tarea podremos entrar en “estado de flujo” consiguiendo más energía, positividad, etc. y alejando estrés o aburrimiento.
El aparcamiento de pensamientos
Practicar la monotarea no significa ignorar los pensamientos que no tengan nada que ver con lo que estás haciendo. Devora Zack recomienda aparcar estos pensamientos, anotándolos en algún sitio para rescatarlos más adelante cuando sea el momento.
La separación
El móvil inteligente ha agrupado muchas de las funcionalidades que usamos en el día a día: reloj, mapa, música, lista de la compra, etc. Es en el móvil donde además recibimos, tuits, e-mails, mensajes de instagram…
Mirar el despertador para poner la alarma, se puede convertir en un chequeo de e-mails desde la cama. Estar con la lista de la compra en el super se puede convertir en un rato de contestar mensajes.
Separa estas funcionalidades para poder comprometerte más fácilmente con la práctica de la monotarea. No busques culpar a tu teléfono u otros elementos externos, tu tienes el control de la situación.
Vallas
¿Que tal vas de fuerza de voluntad? Aléjate de la tentación y te será más fácil no desviar tu atención. Si tienes que concentrate para una reunión o trabajo, líbrate de las distracciones, silencia las notificaciones, ten tu mesa limpia para no desviar tu atención. Pon los sentidos y resiliencia (¿qué es?) en ello y adelante con el cambio.
Un consejo de Devora Zack es, en caso de tener que hablar con alguien y no disponer demasiado tiempo, decirle a la otra persona el tiempo del cual dispones y recordárselo cuando avance el tiempo. Mientras estés en la conversión pon toda tu atención.
Tus días
¿Cómo hay personas que pueden hacer tantas cosas en un día? Estas personas practican la monotarea, cuando trabajan, trabajan; cuando disfrutan de su tiempo libre, disfrutan de su tiempo libre.
Devora Zack nos presenta a “Dave” una persona que como tú y como yo tiene un montón de tareas diarias: responder correos, teleconferencias, presentar informes, reuniones, etc. En este capítulo la autora expone 2 maneras distintas de afrontar un mismo día lleno de tareas.
Estas son algunas de las técnicas que utiliza Dave para sacar adelante su “complicado” día:
- 5 minutos antes de empezar la jornada para planificar tu día y no moverte a base de estimulos externos.
- Delegar. Cuenta con tus compañeros.
- Haz primero esa tarea que llevas evitando (¡y lo sabes!)
- Agrupa tareas parecidas (pe. contesta e-mails 3 veces al día en unos bloques de tiempo pre definidos e intenta no salir de éstos)
- Utiliza un pósit para avisar que las dudas te las pregunten a partir de una hora en concreto porque ahora estás ocupado/ocupada redactando un informe.
- “Tiempo flexible”. Resérvate bloques abiertos de media hora. Un par de bloques al día para los acontenmienos inesperados.
Recuerda que la monotarea es un hábito así que: práctica, práctica y práctica.
Tus interacciones
¿Es la monotarea un acto egoísta por implicar decir más veces “no”? Devora Zack pone ejemplos de cómo la forma de actuar de los líderes refuerza el mensaje (o no…) que éstos quieren transmitir a los miembros de sus equipos. Mensajes como “eres importante y realmente me importas”.
Dedicar a alguien el 100% de tu atención durante 5 minutos es más interesante y productivo que dedicar media hora mientras estás contestando mails, ordenando tu mesa, chequeando el calendario, etc. En este último caso, tu atención se divide, estás menos atento a lo que te están diciendo, las soluciones que ofreces son más pobres y, para rematarlo, la percepción que ese alguien tenga de ti no será muy buena. De hecho será más bien mala, no se sentirá escuchado ni respetado y puede que hasta dejen de preguntarte o contar contigo. “No tenemos tiempo para no escuchar”.
El respeto
¿Qué hace una persona para que te sientas respetada? La autora lista algunas de las respuestas que ha obtenido a lo largo de su experiencia como consultora.
- Te mira a los ojos
- Utiliza tu nombre
- Pide tu opinión
- Te da las gracias
- Comparte tus logros
Estar conectado (o desconectado)
No necesitas responder instantáneamente todas las consultas que te lleguen. De hecho, según la autora, altos cargos directivos asocian el estar permanente conectado con:
- falta de respeto
- incapacidad de centrarse
- incapacidad para escuchar
- falta de energía
Practicar la monotarea en las relaciones
¿Cómo poner en práctica la monotarea en situaciones reales? Es en este punto donde se ponen ejemplos de situaciones reales para que veas como enfocarlas de forma distinta.
Una de las claves es entender el “No” como el nuevo “sí”. Decir “ahora mismo no puedo” no signifca que no vayas a hacerlo nunca. 😉 Asegúrate que tus compañeros lo sepan y se lo crean porque mantienes tu palabra.
Recuerda:
- Dejar lo que estás haciendo cuando te piden algo te llevará al caos.
- Sé flexible y fiable.
- Pon la atención en lo que estás haciendo
- Informa a tus compañeros de tus compromisos para que no se sientan olvidados.
Sé el cambio.
La acción no equivale resultados
Sentirse ocupado, ir a tope, sacar la lengua por la boca… esto no equivale a estar realizando un trabajo eficaz. Sin decirlo textualmente la autora habla de la regla de Pareto, la regla del 80-20 (en el 20% reside el 80% de valor o efictividad). Centrémonos en este 20%. 🙂
Se supone que con la tecnología que tenemos hoy deberíamos tener más tiempo que nunca… pero realmente estamos más ocupados que nunca. Quizás trabajando súper ocupados para pagar esta tecnología que nos ahorra tiempo. […]
Sé consciente de ello y céntrate en lo que estás haciendo y disfruta de ello y desconéctate. Aquí se nos dan varias ideas sobre cómo hacer esto, pe.
- Ir al gimnasio a una clase dirigida que necesite nuestro 100% de entrega (no tendremos el teléfono a mano)
- Senderimo por la montaña.
- Cena con amigos, quién mire el móvil paga. 😀
- Desáctivate las notificaciones de tus dispositivos.
Hogar dulce hogar
Multitarea en casa, preguntas como ¿irritas a los demás? ¿te llevás trabajo a casa? etc. forman parte de un pequeño test que la autora propone para que reflexiones acerca de tu vida hogareña para ayudarte a identificar puntos de mejora.
Ya en este útlimo capítulo hay varios ejemplos para acabar de abrirte la mente a la monotarea, a vivir plenamente y a fomentar tu resiliencia.
- Toma una decisión, cíñete a ella y no la cuestiones. Dedícate a vivir plenamente esa decisión y no a cuestionarla. Tendrás tiempo de tomar otras decisiones distintas en el futuro.
- La monotarea, el vivir el momento, está relacionada con la felicidad.
- Joshua Bell, uno de los mejores violinistas del mundo aceptó tocar en el metro de Washington su Stradivarius de 1713 (valorado en 3,5 millones de dólares) a modo de experimento. La mayoría de pasajeros pasó de largo.
- Jeremy Abbott, campeón de patinaje artistico completó su rutina después de haber sufrido una caída en uno de los primeros saltos de ésta rutina. Abbott se sintió orgulloso de haber sido capaz de levantarse y acabar la tarea. Sólo tenia una tarea en mente.
Así que: ¡Haz más cosas haciendo cosas de una en una! Ahorra tiempo, aumenta la eficienca y mejora las relaciones. ¡Hola Monotarea!
